Avis concernant les pratiques en matière de renseignements personnels

Avis concernant les pratiques en matière de renseignements personnels

L’Ontario dispose d’une loi qui protège vos renseignements personnels liés aux services que vous recevez des Services à la famille et à l’enfance de Frontenac, Lennox et Addington. Les Services à la famille et à l’enfance de Frontenac, Lennox et Addington sont tenus de respecter les règles établies dans la Partie X de la Loi de 2017 sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille. Conformément aux règles de protection des renseignements personnels, les Services à la famille et à l’enfance de Frontenac, Lennox et Addington doivent assurer la confidentialité de vos renseignements personnels, vous informer de votre droit de connaître la façon dont nous pouvons utiliser et divulguer vos renseignements personnels, et vous informer des moyens dont vous disposez pour avoir accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et qui sont liés aux services que nous vous avons fournis.

Les Services à la famille et à l’enfance de Frontenac, Lennox et Addington s’engagent à soutenir et à protéger la confidentialité des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et qui sont liés aux services que nous vous avons fournis.

Mandat Des Sociétés D’aide À L’enfance

Les Sociétés d’aide à l’enfance (SAE) ont le mandat exclusif de fournir les services de protection de l’enfance en Ontario. Les SAE s’emploient à promouvoir l’intérêt véritable de l’enfant, sa protection et son bien-être. Chacune des SAE de la province est responsable d’un territoire particulier et, parfois, plusieurs SAE collaborent pour remplir leur mandat.

Renseignements Personnels Que Nous Recueillons Et Façon Dont Nous Les Utilisons Et Les Divulguons

Cet avis concernant les pratiques en matière de renseignements personnels décrit la façon dont les Services à la famille et à l’enfance de Frontenac, Lennox et Addington recueillent, utilisent, divulguent et conservent vos renseignements personnels liés aux services que nous vous avons fournis.

Les dossiers des Services à la famille et à l’enfance de Frontenac, Lennox et Addington peuvent contenir des renseignements personnels recueillis pour la prestation de services, notamment votre date de naissance, vos coordonnées, les comptes rendus de rencontres avec vous ou avec votre famille, les services que vous avez reçus, les programmes que vous avez suivis, les renseignements relatifs à votre santé physique et mentale, les rapports médicaux, psychologiques ou psychiatriques, les renseignements scolaires, les renseignements financiers, l’expérience professionnelle, les allégations ou les constatations de mauvais traitements infligés aux enfants, les documents judiciaires, les interventions policières, les antécédents criminels, vos avis ou opinions, les avis ou opinions d’autres personnes à votre sujet, ainsi que les renseignements sur votre race, votre ascendance, votre lieu d’origine, votre couleur, votre origine ethnique, votre citoyenneté, la diversité de votre famille, votre handicap, vos croyances, votre religion, votre âge, votre sexe, votre orientation sexuelle, votre identité sexuelle, votre expression de genre, vos besoins culturels ou linguistiques, votre situation matrimoniale ou familiale.

Les Services à la famille et à l’enfance de Frontenac, Lennox et Addington recueillent, utilisent et divulguent (communiquent) vos renseignements personnels pour :

  • enquêter sur les allégations selon lesquelles un enfant pourrait avoir besoin de protection et, le cas échéant, protéger l’enfant;
  • évaluer, minimiser ou éliminer un risque de préjudice pour un enfant ou de préjudice grave pour une autre personne ou un groupe de personnes;
  • fournir à l’enfant et à la famille des services d’orientation, de consultation et d’autres services pour protéger l’enfant ou pour empêcher que surviennent des situations qui nécessitent cette protection;
  • fournir des soins à l’enfant et effectuer un suivi de l’enfant sous notre supervision;
  • évaluer et approuver le foyer pour l’enfant qui ne peut pas rester dans sa famille;
  • placer l’enfant en vue de son adoption;
  • planifier et gérer les services;
  • appuyer les organismes d’application de la loi dans leurs enquêtes;
  • recevoir ou traiter les paiements, effectuer le suivi, la vérification ou le remboursement des demandes de paiement;
  • détecter, surveiller ou prévenir toute possibilité de fraude ou toute réception non autorisée de services ou de prestations;
  • effectuer des rappels de rendez-vous;
  • obtenir le consentement (ou le consentement d’un mandataire), le cas échéant;
  • mettre en œuvre des activités de gestion des risques, de gestion des erreurs et d’amélioration de la qualité;
  • sonder les bénéficiaires de services;
  • détruire les renseignements identifiables;
  • répondre à des poursuites judiciaires ou en engager;
  • mener des recherches (sous réserve de certaines règles);
  • compiler des statistiques;
  • présenter au gouvernement les rapports exigés par la loi;
  • faciliter l’analyse, l’administration et la gestion du système d’aide à l’enfance;
  • se conformer aux dispositions légales et aux exigences réglementaires;
  • atteindre tout autre objectif permis ou exigé par la loi.

Lorsqu’il s’agit de protéger un enfant, les Services à la famille et à l’enfance de Frontenac, Lennox et Addington recueillent des renseignements sur l’enfant susceptible de subir des préjudices ou qui a besoin de nos services. Cela comprend les renseignements personnels de l’enfant ainsi que ceux des proches de l’enfant. Les Services à la famille et à l’enfance de Frontenac, Lennox et Addington recueillent des renseignements personnels auprès de l’enfant, de sa famille ou indirectement des membres de la collectivité ou d’autres fournisseurs de services.

Les Services à la famille et à l’enfance de Frontenac, Lennox et Addington recueillent également des renseignements personnels sur les fournisseurs de soins et ceux qui cherchent à fournir des soins à un enfant qui en a besoin, notamment les parents d’accueil, les parents adoptifs ou les membres de la famille élargie d’un enfant. Nous recueillons la plupart de ces renseignements directement auprès de ces personnes.

Les Services à la famille et à l’enfance de Frontenac, Lennox et Addington effectuent la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels d’une façon que se conforme à la loi ontarienne.

Les autres Sociétés d’aide à l’enfance

Les renseignements recueillis par une SAE peuvent être communiqués à d’autres SAE, lorsque ces dernières en ont besoin pour fournir des services de protection à un enfant.

Les fournisseurs de services

Les fournisseurs de services sont des personnes ou des organisations qui nous aident à fournir des services aux enfants et aux familles. Les Services à la famille et à l’enfance de Frontenac, Lennox et Addington ne divulguent que les renseignements nécessaires aux fournisseurs de services pour la prestation et l’administration de ces services.

Les autres intervenants

Parfois, les Services à la famille et à l’enfance de Frontenac, Lennox et Addington reçoivent des demandes d’accès aux renseignements personnels de tiers, notamment la police, les organismes gouvernementaux et les personnes impliquées dans des affaires judiciaires avec nos clients. Les Services à la famille et à l’enfance de Frontenac, Lennox et Addington divulguent des renseignements personnels d’un bénéficiaire de services à des tiers uniquement lorsque:

  • nous disposons du consentement de la personne;
  • une ordonnance du tribunal, un mandat de perquisition ou une demande urgente de documents nécessite leur divulgation;
  • nous sommes légalement autorisés ou tenus de fournir les renseignements demandés.

Votre Consentement

Dans certaines situations et pour protéger l’enfant, nous n’avons pas besoin d’obtenir de consentement pour remplir notre rôle principal d’organisme de protection de l’enfance lorsque la loi nous oblige à recueillir, à utiliser et à divulguer des renseignements personnels. Par exemple, nous n’avons pas besoin de votre consentement pour respecter nos obligations en matière de protection de l’enfance ou pour divulguer vos renseignements personnels lorsqu’il s’agit d’évaluer la situation et de garantir votre sécurité ou celle d’autrui.

Toutefois, dans d’autres situations, vous avez le droit de prendre vos propres décisions en ce qui concerne la confidentialité de vos renseignements personnels. Lorsque nous sommes obligés de vous demander votre autorisation, vous pouvez refuser de nous l’accorder. Si vous acceptez, vous pouvez changer d’idée en tout temps. Si vous refusez de nous accorder votre autorisation, nous ne divulguerons plus vos renseignements, sauf indication contraire de votre part. Votre décision de refuser pourrait être assujettie à certaines restrictions.

Dans les situations où vous avez le droit de prendre vos propres décisions en matière de confidentialité de vos renseignements personnels, vous pouvez prendre ces décisions si vous avez la capacité de le faire. Il se peut que vous ayez la capacité de ne prendre que certaines décisions en matière de protection de vos renseignements personnels. Si vous n’avez pas la capacité de le faire, un mandataire se chargera de prendre des décisions à votre place en ce qui concerne la protection de vos renseignements personnels. La loi précise également qui peut agir à titre de mandataire et ce qu’il doit faire.

Il n’y a pas d’âge légal à partir duquel un enfant peut prendre ses propres décisions concernant ses renseignements personnels. Si l’enfant en est capable, il peut prendre ses propres décisions. Toutefois, si l’enfant a moins de 16 ans, il y a des règles supplémentaires à connaître.

  • Si l’enfant n’en est pas capable, ses parents ou un autre tuteur officiel se verront mandatés pour prendre des décisions à sa place.
  • Si l’enfant en est capable, il prendra ses propres décisions.
  • Si l’enfant en est capable, ses parents ou son tuteur se verront également autorisés à prendre certaines décisions concernant son dossier de renseignements personnels. Ils ne pourront toutefois pas prendre de décisions au sujet de tout dossier de traitement ou de consultation auquel seul l’enfant a consenti.

Les Services à la famille et à l’enfance de Frontenac, Lennox et Addington vous invitent à poser des questions à votre travailleur social pour vous renseigner davantage sur la protection de vos renseignements personnels et ceux de votre famille.

Conservation Et Destruction Des Renseignements Personnels

Le Réseau d’information pour la protection de l’enfance (RIPE) est un système de gestion de l’information qu’utilisent les Sociétés d’aide à l’enfance à l’échelle de la province. Ce système est le principal outil permettant de conserver les renseignements dont les Sociétés d’aide à l’enfance ont besoin pour fournir leurs services.

Le RIPE contient des renseignements sur les enfants et les familles qui reçoivent des services de protection de l’enfance. Il contient également des renseignements sur les fournisseurs de soins et ceux qui souhaitent fournir des soins à un enfant qui en a besoin, notamment les parents d’accueil, les parents adoptifs ou les membres de la famille élargie d’un enfant.

Dans le RIPE, les renseignements sont sauvegardés dans les dossiers d’une personne, d’un cas et d’un fournisseur de façon à contenir les renseignements propres à chacun des services fournis. Au besoin, les dossiers des personnes, des cas et des fournisseurs sont reliés pour créer un portrait global des services de protection de l’enfance d’un client ou d’un fournisseur de soins.

Nous conservons également d’anciens dossiers sur support papier qui ne sont pas conservés dans le RIPE, ainsi que d’anciens dossiers électroniques qui sont sauvegardés dans les divers systèmes précédents.

Nous conservons les renseignements personnels recueillis parce qu’ils pourraient être nécessaires pour d’autres cas dans le futur. Nous conservons également des renseignements personnels parce qu’il se peut que d’anciens bénéficiaires de services demandent à consulter leur dossier.

Toute destruction de renseignements personnels s’effectue de façon sécuritaire.

Mesures De Protection

Vos renseignements personnels doivent être protégés et conservés en lieu sûr. Tout notre personnel est lié par une entente de confidentialité. Les Services à la famille et à l’enfance de Frontenac, Lennox et Addington protègent vos renseignements personnels contre la perte ou le vol et veillent à ce qu’aucune personne non autorisée ou qui ne vous fournit pas de services dans le cadre de son travail n’ait accès à vos renseignements personnels ou ne les utilise de quelque façon que ce soit. Conformément à la loi, les Services à la famille et à l’enfance de Frontenac, Lennox et Addington vous informeront de toute atteinte à la vie privée, le cas échéant.

Les mesures de protection s’appliquent également aux renseignements personnels que nous sauvegardons dans le RIPE ou dans d’autres systèmes d’information, ainsi qu’aux dossiers sur support papier ou support électronique, aux rapports, aux dossiers financiers, aux notes administratives, aux messages vocaux, aux messages texte, aux courriels (y compris ceux qui se trouvent dans les ordinateurs portables et les téléphones cellulaires) et à tout autre renseignement personnel enregistré de quelque façon que ce soit.

Accès À Votre Dossier Et Corrections À Y Apporter

À quelques exceptions près, vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et qui sont liés à un service que nous vous avons fourni.

Si vous avez besoin d’une copie de votre dossier, veuillez parler à l’un de nos coordonnateurs d’orientation, soit en personne, soit par téléphone au 613 545-3227, afin qu’il vous aide à formuler une demande par écrit.

Dans de rares cas, vous pourriez vous voir refuser l’accès à une partie ou à la totalité de vos renseignements personnels concernant le service (ce refus étant conforme à la loi).

Les Services à la famille et à l’enfance de Frontenac, Lennox et Addington s’efforcent de garder vos renseignements personnels exacts et à jour. Veuillez nous informer de tout désaccord à l’égard des renseignements qui figurent à votre dossier pour que nous puissions les corriger ou vous demander d’écrire une déclaration de désaccord, que nous verserons à votre dossier.

Pour Obtenir Plus D’information Ou Pour Faire Part De Toute Préoccupation

Pour obtenir un complément d’information ou pour faire part de toute préoccupation concernant les pratiques de protection des renseignements personnels des Services à la famille et à l’enfance de Frontenac, Lennox et Addington, nous vous invitons à transmettre votre demande à  privacy@facsfla.ca.ca. Si vous n’avez pas obtenu de réponse à vos questions concernant la protection des renseignements personnels ou si un problème ne s’est pas réglé de façon satisfaisante, vous pouvez déposer une plainte officielle en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à privacy@facsfla.ca.ca ou par téléphone au 613 545-3227.

Après avoir communiqué avec nous, si vous jugez encore que nous n’avons pas répondu à vos questions de façon satisfaisante, vous avez le droit de porter plainte auprès du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario. Le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée veille au respect des lois de l’Ontario en la matière.

Pour joindre le Bureau du commissaire :

Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario

2, rue Bloor Est, bureau 1400
Toronto (Ontario) M4W 1A8

Téléphone : 416 32y-3333 ou 1 800 387-0073
ATME/téléimprimeur : 416 325-7539
Télécopieur : 1 416 325-9195
Adresse courriel info@ipc.on.ca
Site Web www.ipc.on.ca